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1、工作聯(lián)系函一般用于各個(gè)公司之間相關(guān)事務(wù)的商討,即公司之間的正式通信。
2、一般發(fā)工作聯(lián)系函都是一個(gè)公司有事要求另一個(gè)公司做,或者有什么問題需要聯(lián)系對方公司,而工作聯(lián)系函就相當(dāng)于是正式的文件。
3、電話聯(lián)系固然可以,但是工作聯(lián)系函才是最正式的方式,而且也方便雙方記錄。
4、工作聯(lián)系函由首部、正文和尾部三部分組成。
5、其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下:(一)首部。
6、主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。
7、標(biāo)題。
8、公函的標(biāo)題一般有兩種形式。
9、一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。
10、另一種是由事由和文種構(gòu)成。
11、2、主送機(jī)關(guān)。
12、即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位,于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱,其后用冒號。
13、(二)正文。
14、其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。
15、開頭。
16、主要說明發(fā)函的緣由。
17、一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容,然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下:”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下:”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。
18、復(fù)函的緣由部分,一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號,然后再交代根據(jù),以說明發(fā)文的緣由。
19、2、主體。
20、這是函的核心內(nèi)容部分,主要說明致函事項(xiàng)。
21、函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一,一函一事,行文要直陳其事。
22、無論是商洽工作,詢問和答復(fù)問題,還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。
23、如果屬于復(fù)函,還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對性和明確性。
24、(三)結(jié)尾。
25、一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿M?/p>
26、或請對方協(xié)助解決某一問題,或請對方及時(shí)復(fù)函,或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。
27、(四)結(jié)語。
28、通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng),選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。
29、如“特此函詢(商)”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。
30、有的函也可以不用結(jié)束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。
31、(五)結(jié)尾落款。
32、一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。
33、 署名機(jī)關(guān)單位名稱,寫明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。
34、撰寫函件注意事項(xiàng) :函的寫作,首先要注意行文簡潔明確,用語把握分寸。
35、無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文,都要注意語氣平和有禮,不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難,也不必逢迎恭維、曲意客套。
36、至于復(fù)函,則要注意行文的針對性,答復(fù)的明確性。
37、 其次,函也有時(shí)效性的問題,特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。
38、像對待其他公文一樣,及時(shí)處理函件,以保證公務(wù)等活動的正常進(jìn)行。
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