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1、會計檔案管理中需要關注的幾個方面： (一)加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。
2、由單位檔案機構統(tǒng)一管理的會計檔案,應嚴格按照會計檔案整理的有關規(guī)定,明確會計檔案的所有權是單位,單位會計機構將會計檔案整理規(guī)范,在會計機構暫保管3年,期滿后編制會計檔案案卷目錄,移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管;未設立檔案機構的,應當在會計機構內部指定專人保管。
3、出納人員不得兼管會計檔案 (二)規(guī)范會計檔案立卷。
4、裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮,封粘裝訂線,并在封粘處加蓋會計人員印章。
5、封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。
6、裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中,移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。
7、個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。
8、 (三)規(guī)范會計檔案保管。
9、已建立綜合檔案室的單位,財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續(xù),將會計檔案移交綜合檔案室保管。
10、未建立綜合檔案室的單位,會計檔案暫由財會部門妥善保管,但要由專人負責。
11、要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。
12、對已離任的會計人員,其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管,不得自行存放。
13、對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門,其會計檔案應交上級檔案室保管。
14、凡未移交的單位或個人,應立即辦理移交手續(xù)。
15、 (四)規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。
16、各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
17、會計檔案保管期滿需銷毀時,由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見,會同財會部門共同鑒定,嚴格審查后,編造會計檔案銷毀清冊。
18、機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀;企業(yè)單位經企業(yè)領導審查,報經上級主管部門批準后銷毀。
19、對于其中未了結的債權債務的原始憑證,應單獨抽出另行立卷,由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。
20、各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時,應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。
21、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應認真清點核對,銷毀后,應在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告單位領導。
22、 (五)加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量。
23、會計人員是會計檔案整理的第一責任人。
24、會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。
25、因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員上崗前的培訓中,從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
26、 (六)完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度,嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)。
27、實行會計委派制的地區(qū)和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》,結合實際,制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。
28、在向委托單位移交檔案時,交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續(xù),并加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符,案卷整理質量是否規(guī)范。
29、交接憑據(jù)應一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份 (七)提高會計部門人員素質,完善人員配置結構 會計系統(tǒng)是由人來操作的,一個系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應該注意操作使用人員的素質,未經有效的業(yè)務訓練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對系統(tǒng)的安全是一種威脅。
30、要提高會計人員計算機業(yè)務素質,必須大力加強人才培訓的力度。
31、各單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,培養(yǎng)復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。
32、對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。
33、對系統(tǒng)維護人員,應盡量用計算機專業(yè)人員,畢竟,計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作,對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。
34、加強會計人員素質，加強檔案管理意識，及時歸還手中完善好的檔案。
35、 總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，更好地為企業(yè)服好務。
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