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1、每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。
2、為此,筆者對如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法,供大家參考。
3、 第一步 清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。
4、劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。
5、概要地說,即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下: 永久(Y): 1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
6、 2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
7、 3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。
8、 4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報(bào),重要創(chuàng)建活動文件材料等)。
9、 定期30年(D30): 1.收文:上級主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī); 2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎勵制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
10、 定期10年(D10): 1.收文:上級主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件; 2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
11、 簡單扼要地講,區(qū)(縣)級機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。
12、 第二步 按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。
13、“件”有兩種,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。
14、文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機(jī)軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。
15、裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。
16、 第三步 排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。
17、黨群工作類下設(shè)二級類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會,③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會,在①下按時間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
18、 行政管理類下設(shè)二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財(cái)產(chǎn)管理,①下按時間先后排列,②③同理。
19、(政務(wù):文字秘書工作;事務(wù):后勤保障一類;財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
20、 業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
21、 第四步 編號:永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。
22、 第五步 編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
23、 第六步 填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。
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