如果公司有文件控制管理，會有一個文件模板來發(fā)布系統(tǒng)，但是如果公司沒有文件控制管理或者不規(guī)范，系統(tǒng)模板需要這個部門來確定。作者將從兩個方面解釋該系統(tǒng)的要素。一方面是紅頭文件，國家有專門的公文格式。公司公文格式規(guī)范可參照國家公文格式規(guī)范制定。另一方面是非紅頭文件，公司自己確定模板。無論是紅頭文件還是非紅頭文件，所包含的要素基本相同。

?第一，紅頭文件的格式基本是按照國家公文格式規(guī)范。參考不是照搬，還需要結合企業(yè)環(huán)境，比如文件的歸檔，很多企業(yè)沒有下屬單位的事實，文件的保密性，節(jié)約成本的考慮。這些因素都會影響文檔格式規(guī)范。一般來說，紅色頭文件的格式應該包含以下因素:

1.企業(yè)標識企業(yè)標識就是所謂紅頭文件的紅頭。例如，如果公司名稱是“河北弘毅信息技術有限公司”，那么這個企業(yè)標志就是“河北弘毅信息技術有限公司文件”字樣。

2.公文名稱一般包括發(fā)文單位的字樣、年份和序號等。例如，發(fā)行單位“河北弘毅信息技術有限公司”的字樣可以確定為“弘毅”。本公司各部門都需要發(fā)文，各部門的文件可以用各部門的簡稱來標識，比如人力資源部簡稱“任”，行政辦公室簡稱“班”。年份是4位數(shù)字的年份，序號是全單位根據(jù)發(fā)文時間在全年編制的自然序號。序列號不能有虛數(shù)0。比如任紅義[2016]2號代表河北弘毅信息技術有限公司人力資源部2016年下發(fā)的文件，其總序號為2號

3.標題不是系統(tǒng)標題，標題的格式一般是“關于XXXX的通知(請示和指示)”。如工資管理制度，標題應為《關于發(fā)布工資管理制度的通知》。

4.主交付單位主交付單位是文檔被發(fā)送到的單位。

5、正文此正文并不是制度的正文，而是通知的內容，一般來說這種附帶制度的通知文件正文是比較簡單的，例如“各部門：《薪酬管理制度》已制訂完畢，自2016年11月1日起生效，請遵照執(zhí)行?！薄Ｈ绻切抻喌闹贫?，正文中要說明替換的文件情況，如“各部門：《薪酬管理制度》已修訂完畢，自2016年11月1日起生效，同時宏意人【2015】15號《關于下發(fā)